Hire in Employer of Record USA

Employer of Record in den USA

Wenn mangelnde Geschwindigkeit oder fehlendes lokales Fachwissen zu Ihren größten Bedenken gehören, wenn Sie in die USA expandieren oder dort Arbeitskräfte einstellen wollen, dann ist ein Employer of Record möglicherweise die beste Option, um Ihre globalen Wachstumsziele zu erreichen.

Mit einem Employer of Record, manchmal auch als internationaler PEO bezeichnet, können Sie schnell Arbeitskräfte in den USA einstellen und beschäftigen – oft innerhalb von nur zwei Wochen – ohne die Kosten und Risiken der Gründung einer lokalen Niederlassung auf sich nehmen zu müssen.

Informieren Sie sich über die Anforderungen an die Einstellung, Beschäftigung, Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen von Beschäftigten in den USA und erfahren Sie, wie unser Employer-of-Record-Dienst GEO und unsere lokalen HR-Experten Ihnen bei der Bewältigung Ihrer internationalen Beschäftigungsanforderungen helfen können.

Einstellung in den USA

Das Arbeitsrecht in den USA wird durch eine Kombination aus Bundes- und Bundesstaatsgesetzen geregelt. Im Allgemeinen unterliegen die Arbeitgeber in den USA in Bezug auf Sozialleistungen und insbesondere bei bezahlten Freistellungen jeglicher Art (Urlaub, Krankheit, Mutterschaftsurlaub usw.) weit weniger Vorschriften als in anderen Ländern. 

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, bieten die meisten Unternehmen jedoch ein umfassendes Leistungspaket an, das von der Krankenversicherung bis zur bezahlten Freizeit reicht. 

In den meisten Staaten gilt ein Arbeitsverhältnis als „at will“, d. h. ein Arbeitnehmer kann ohne Kündigungsfrist oder Abfindung gekündigt werden (oder selbst kündigen).

Da das Arbeitsrecht in den USA von Bundesstaat zu Bundesstaat sehr unterschiedlich sein kann, sind rechtskonforme Arbeitsverträge für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Als Ihr Employer of Record und PEO in den USA können wir sicherstellen, dass jeder Vertrag für jede Arbeitskraft alle Anforderungen erfüllt. Wir beraten Sie auch in Bezug auf kulturelle Normen und bewährte Einstellungspraktiken und halten Sie über Änderungen beim Arbeitsrecht auf dem Laufenden.

Arbeitsverträge in den USA

Wenn Sie planen, in den USA Arbeitskräfte einzustellen, finden Sie hier einige allgemeine Vorschriften, die Sie kennen müssen, um einen rechtskonformen Vertrag zu erstellen, und Sie erfahren, wie ein Employer of Record und eine PEO Sie bei Ihren individuellen HR-Anforderungen unterstützen können.

Arbeitszeiten

Obwohl die typische Arbeitswoche acht Stunden pro Tag und 40 Stunden pro Woche beträgt und zwei freie Tage (normalerweise Samstag und Sonntag) umfasst, gibt es keine gesetzliche Begrenzung der Stunden oder Tage, die Beschäftigte arbeiten dürfen. Es gibt allerdings einige Ausnahmen, z. B. für das Personal von Fluggesellschaften und für Lkw-Fahrer im Langstreckenverkehr.

Entlohnung

Bei der Festlegung eines angemessenen Vergütungsangebots für Ihre neuen Arbeitskräfte sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

• Der landesweite Mindestlohn beträgt 7,25 USD pro Stunde.
• In 30 Bundesstaaten sind höhere Mindestlöhne vorgeschrieben.
• In einigen Staaten hängen die Mindestlohnvorschriften von der Gesamtzahl der Beschäftigten eines Unternehmens ab.
• In Tarifverträgen kann die gesetzliche Gehaltsspanne geregelt werden.

Als Ihr Employer of Record in den USA können wir Ihnen Ressourcen und Einblicke in die Mitarbeitervergütung bieten,damit Sie besser vorbereitet sind, um ein wettbewerbsfähiges Stellenangebot zu erstellen.

Sonderzahlungen

Sonderzahlungen sind nicht vorgeschrieben, werden aber von vielen Unternehmen als Anerkennung für herausragende persönliche Leistungen und/oder Unternehmensleistungen gezahlt.

Probezeit

Die Vereinbarung einer Probezeit ist zulässig und die Probezeit kann zwischen einem Monat und einem ganzen Jahr liegen.

Kündigungen und Abfindungen

In den meisten Staaten gelten Arbeitsverhältnisse generell als „at will“, was bedeutet, dass Beschäftigte jederzeit und aus jedem beliebigen Grund gekündigt werden können, solange dies nicht illegal ist. Weder eine Kündigungsfrist noch eine Abfindung ist erforderlich. Viele Arbeitgeber gewähren jedoch eine Kündigungsfrist, eine Abfindung oder beides. Abfindungen richten sich häufig nach der Dauer der Betriebszugehörigkeit und/oder der Gesamtzahl der Arbeitsjahre bei einem Arbeitgeber.

Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, Beschäftigte für nicht in Anspruch genommene Urlaubstage zu entschädigen, es sei denn, dies ist vertraglich oder tarifvertraglich festgelegt. In einigen Staaten ist der Arbeitgeber verpflichtet, Beschäftigten bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses alle ausstehenden Löhne und Gehälter, gegebenenfalls einschließlich des nicht in Anspruch genommenen Urlaubs, unverzüglich auszuzahlen.

Sozial- und Arbeitgeberleistungen in den USA

Wenn Sie mit einem Bewerber oder einer Bewerberin in den USA die arbeitsvertraglichen Bedingungen aushandeln, sehen Sie hier einige der gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen (wie bezahlte Urlaubstage), die Sie im Auge behalten sollten, und erfahren, wie ein Employer of Record Ihr Unternehmen in Sachen Sozial- und Arbeitgeberleistungen unterstützen kann.

Mutterschutz und Elternzeit 

Arbeitgeber in den USA sind nicht verpflichtet, bezahlten Mutterschaftsurlaub zu gewähren, obwohl viele ihn als Zusatzleistung anbieten. Daher sind die Dauer und die Höhe der Leistungen unterschiedlich.

Das Gesetz zur Freistellung aus familiären und medizinischen Gründen (Family and Medical Leave Act, FMLA) ist ein Bundesgesetz, das anspruchsberechtigten Beschäftigten von Arbeitgebern, die unter das Gesetz fallen, das Recht gibt, aus bestimmten familiären und medizinischen Gründen bis zu zwölf Wochen unbezahlten Urlaub pro Jahr zu nehmen. Das FMLA gilt für Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten sowie für Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden und öffentliche und private Schulen.

Das FMLA kann in Anspruch genommen werden, um ein neugeborenes Baby, ein Adoptivkind oder ein Pflegekind zu betreuen, um einen Lebenspartner, ein Kind oder ein Elternteil mit einer schwerwiegenden Erkrankung zu pflegen, wenn man schwer krank ist sowie wenn der Lebenspartner, ein Kind oder ein Elternteil im aktiven Militärdienst ist oder zum Dienst in der US-Nationalgarde oder der Reservisten einberufen wurde.

Um Anspruch auf Freistellung gemäß FMLA zu haben, muss eine Person die folgenden Kriterien erfüllen:

• Sie muss bei einem unter das Gesetz fallenden Arbeitgeber beschäftigt sein und in einem Umkreis von 120 Kilometern von einem Standort arbeiten, an dem dieser Arbeitgeber mindestens 50 Personen beschäftigt.
• Sie muss mindestens 12 Monate (die nicht zusammenhängend sein müssen) für den Arbeitgeber gearbeitet haben.
• Sie muss in den 12 Monaten unmittelbar vor dem Datum mindestens 1.250 Stunden gearbeitet haben.

Darüber hinaus besteht innerhalb eines einzigen 12-Monats-Zeitraums Anspruch auf 26 Arbeitswochen Freistellung, um einen Lebenspartner, ein Kind, ein Elternteil oder einen nächsten Angehörigen zu pflegen, der ein unter das Gesetz fallender Angehöriger der Streitkräfte mit einer schweren Verletzung oder Krankheit ist.

Urlaub

Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, bezahlten Urlaub zu gewähren. Die meisten Unternehmen bieten ihren Beschäftigten aber bezahlten Urlaub, um wettbewerbsfähig zu sein. Einige bieten auch Beschäftigten, die auf Stundenbasis bezahlt werden, bezahlte Urlaubstage. Die Anzahl der gewährten Tage ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, üblich sind jedoch zwei bis vier Wochen, wobei je nach Dienstalter des Arbeitnehmers mehr gewährt wird.

Viele Arbeitgeber in den USA sind von bezahlten Urlaubs- und Krankheitstagen zu bezahlter Freizeit (Paid Time Off/PTO) übergegangen. Das heißt, dass Beschäftigte eine bestimmte Anzahl bezahlter freier Tage pro Jahr aus beliebigen Gründen nehmen können. Unbegrenzte PTO wird ebenfalls immer beliebter.

Feiertage

Es gibt folgende zehn bundesweite Feiertage in den USA:

• Neujahr
• Martin Luther King Jr. Tag
• Presidents’ Day
• Memorial Day
• Juneteenth
• Unabhängigkeitstag
• Tag der Arbeit
• Columbus Day (in einigen Regionen auch als Indigenous Peoples’ Day bezeichnet)
• Veterans Day
• Thanksgiving Day
• 1. Weihnachtsfeiertag

Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, bezahlte Feiertage zu gewähren, auch wenn die meisten dies tun. Nichtstaatliche Arbeitgeber halten sich in der Regel nicht an den Columbus Day (bzw. Indigenous Peoples’ Day) oder den Veterans Day, sondern geben in der Regel den Freitag nach Thanksgiving, Heiligabend und Silvester frei.

Einige Arbeitgeber zahlen Beschäftigten, die an gesetzlichen Feiertagen arbeiten, Zuschläge von 50 oder 100 Prozent, insbesondere wenn dies in einem Tarifvertrag vorgesehen ist.

Freistellung im Krankheitsfall

Die Arbeitgeber sind nicht zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall verpflichtet, aber viele tun dies.

Krankenversicherung

Arbeitgeberfinanzierte Krankenversicherungen sind für viele Arbeitgeber verpflichtend und können ohne steuerliche Konsequenzen für die Beschäftigten angeboten werden. Adoptionsbeihilfen bis zu einem bestimmten Betrag pro Jahr können ebenfalls von der Einkommenssteuer befreit werden. Die Kosten für eine Gruppen-Risikolebensversicherung mit einer Deckungssumme von bis zu 50.000 USD sind von der Einkommensteuer befreit.

Die Medicare- oder Krankenversicherungskomponente der FICA-Steuer besteht ebenfalls aus einem Arbeitgeberanteil, der durch direkte Zahlung der Arbeitgeber finanziert wird, und einem Arbeitnehmeranteil, der durch Einbehaltung der Löhne der Beschäftigten finanziert wird und die einbehaltenen Beträge an die Steuerbehörde abgeführt werden.

Der Arbeitgeberanteil beträgt pauschal 1,45 % vom den Lohn der Mitarbeitenden. Für alle Beschäftigten wird ein Medicare-Steuersatz von 1,45 % auf die Löhne erhoben, die den Beschäftigten im Laufe des Jahres bis zur jährlichen Lohnschwelle von 200.000 USD gezahlt werden, und ein Steuersatz von 2,35 %, der sich aus dem Basissatz von 1,45 % und einem zusätzlichen Medicare-Steuersatz von 0,9 % zusammensetzt, auf die Löhne erhoben, die den Beschäftigten während des Jahres über der jährlichen Lohnschwelle von 200.000 USD gezahlt werden.

Die Sozialversicherungs- und Medicare-Steuer muss von den Löhnen der Beschäftigten einbehalten werden, wenn sie an die Beschäftigten ausgezahlt werden, und die Arbeitgeberanteile dieser Steuern müssen gezahlt werden, wenn die einbehaltenen Beträge an die US-Steuerbehörde IRS übermittelt werden.

Sonstige Sozial- und Arbeitgeberleistungen

Zusätzlich zu den Gesundheitsleistungen haben Beschäftigte in den USA Anspruch auf eine Rente, die aus Steuermitteln der Regierung finanziert wird, sowie auf eine Arbeiterunfallversicherung, die durch eine Pflichtversicherung des Arbeitgebers abgedeckt ist.

Die Sozialabgaben des Arbeitgebers decken einen großen Teil der Sozialleistungen für Beschäftigte in den USA ab, aber wir können Sie bei Bedarf über zusätzliche Absicherungsmöglichkeiten, wie zusätzliche Beiträge zur Altersvorsorge oder Lebensversicherungen, beraten.

Aktualisiert: 18. April 2024

Onboarding von Beschäftigten mit einem Employer of Record in den USA

Wir schreiben und validieren alle lokalen Arbeitsverträge und rationalisieren so den Onboarding-Prozess für Sie und Ihre Beschäftigten in den USA. Sie müssen lediglich alle relevanten Informationen bereitstellen und den Arbeitsvertrag prüfen und genehmigen. Als Ihr Employer of Record in den USA werden wir:

• Ein Begrüßungstelefonat vereinbaren, in dem Informationen zum Personalwesen und zu Beschäftigungsverhältnissen in den USA besprochen und alle Fragen beantwortet werden 
• Einen maßgeschneiderten Arbeitsvertrag auf Englisch erstellen 
• Der neuen Arbeitskraft den Arbeitsvertrag und die Informationen zu den Sozialleistungen zur Unterschrift und Überprüfung überreichen
• Steuer- und Bankdaten der Arbeitskraft einholen, um Gehaltszahlungen durchführen zu können 
• Der Arbeitskraft eine lokale Kontaktperson zur Verfügung stellen, die Fragen zu dem Beschäftigungsverhältnis, lokalen HR-Angelegenheiten oder der Gehaltsabrechnung beantworten kann

Der gesamte Onboarding-Prozess dauert oftmals nicht mehr als zwei Wochen.

Arbeiten Sie mit Safeguard Global als Ihr Employer of Record in den USA

Mit mehr als einem Jahrzehnt Erfahrung sind wir der dienstälteste Employer of Record und PEO-Dienstleister auf dem internationalen Markt. Unternehmen auf der ganzen Welt verlassen sich auf GEO, unsere Employer-of-Record-Lösung, um in mehr als 170 Ländern auf der ganzen Welt zu expandieren und neue Mitarbeitende einzustellen, und zwar schnell und gesetzeskonform. 

Wir haben schon so gut wie alle denkbaren Szenarien der globalen Beschäftigung erlebt und wissen dank unserer umfassenden Kenntnisse der lokalen Gesetze und Kultur, worauf es ankommt, damit es mit dem Arbeitsverhältnis in den USA klappt. Wir bieten schriftliche Verträge in der Landessprache, Gehälter in der Landeswährung und HR-Unterstützung in der lokalen Zeitzone Ihrer Beschäftigten.

Außerdem unterstützen wir als globaler Payroll-Dienstleister die Lohn- und Gehaltsabrechnungsverwaltung – einschließlich Zahlungen, Einreichungen und anderer Berechnungen – auf der ganzen Welt und können die Lohn- und Gehaltsabrechnungsanforderungen von Unternehmen jeder Größe erfüllen. 

Ganz gleich, ob Sie Neueinstellungen im Rahmen einer strategischen Expansion vornehmen möchten oder Bedarf an speziellen Arbeitskräften haben, unser Beratungspersonal für globale Lösungen wird Ihnen verschiedene Optionen für Ihre internationale Personalbeschaffung vorstellen, damit Sie die richtige Wahl für Ihr Unternehmen treffen können. Kontaktieren Sie uns noch heute.

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