Hire in Employer of Record Malaysia

Employer of Record in Malaysia

Wenn mangelnde Geschwindigkeit oder fehlendes lokales Fachwissen zu Ihren größten Bedenken gehören, wenn Sie nach Malaysia expandieren oder dort Arbeitskräfte einstellen wollen, dann ist ein Employer of Record möglicherweise die beste Option, um Ihre globalen Wachstumsziele zu erreichen.

Mit einem Employer of Record, manchmal auch als internationaler PEO bezeichnet, können Sie schnell Arbeitskräfte in Malaysia einstellen und beschäftigen – oft innerhalb von nur zwei Wochen – ohne die Kosten und Risiken der Gründung einer lokalen Niederlassung auf sich nehmen zu müssen.

Informieren Sie sich über die Anforderungen an die Einstellung, Beschäftigung, Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen von Beschäftigten in Malaysia und erfahren Sie, wie unser Employer-of-Record-Dienst GEO und unsere lokalen HR-Experten Ihnen bei der Bewältigung Ihrer internationalen Beschäftigungsanforderungen helfen können.

Einstellung in Malaysia

Die Hauptquelle des Arbeitsrechts für den privaten Sektor in Malaysia ist das Arbeitsgesetz von 1955. Es deckt die Halbinsel Malaysia und das Bundesterritorium von Labuan ab. Die verbleibenden Bundesstaaten Sabah und Sarawak in Ostmalaysia verfügen über eigene arbeitsrechtliche Bestimmungen.

Weitere wichtige Gesetze sind das Gesetz über Arbeitsbeziehungen und das Gesetz über den Arbeitnehmervorsorgefonds von 1991. Diese Gesetze legen Mindestanforderungen fest, die Arbeitgeber und Beschäftigte im Rahmen von Tarifverträgen erweitern können.

Das Ministerium für Personalwesen ist die Regierungsbehörde, die für Beschäftigungsfragen für ganz Malaysia zuständig ist, einschließlich Arbeitsbeziehungen, Gewerkschaften und Arbeitssicherheit.

Arbeitsverträge in Malaysia

Wenn Sie planen, in Malaysia Arbeitskräfte einzustellen, finden Sie hier einige standardmäßige Vorschriften, die Sie kennen müssen, um einen rechtskonformen Vertrag zu erstellen, und Sie erfahren, wie ein Employer of Record und eine PEO Sie bei Ihren individuellen HR-Anforderungen unterstützen können.

Arbeitszeiten

Die regelmäßige Arbeitszeit darf acht Stunden pro Tag oder 48 Stunden pro Woche nicht überschreiten. Ein Arbeitsvertrag kann eine Arbeitszeit vorsehen, bei der Beschäftigte an manchen Tagen mehr als acht Stunden und an anderen Tagen weniger arbeiten, wobei die Höchstarbeitszeit 12 Stunden pro Tag und 48 Stunden pro Woche nicht überschreiten darf. Nach sechs aufeinanderfolgenden Arbeitsstunden muss Beschäftigten eine 45-minütige Ruhezeit gewährt werden.

Seit dem 1. Januar 2023 beträgt die Höchstarbeitszeit 45 Stunden pro Woche.

Wenn eine Tätigkeit die ständige Anwesenheit der Beschäftigten erfordert, darf die Arbeitszeit acht aufeinanderfolgende Stunden mit einer Essenspause von mindestens 45 Minuten betragen.

Arbeitgeber müssen Teilzeitbeschäftigten – die zwischen 30 % und 70 % der Vollzeitstunden arbeiten – die gleichen Leistungen wie Vollzeitbeschäftigten gewähren, einschließlich Überstundenvergütung, Jahres- und Krankheitsurlaub sowie bezahlte Feiertage.

Alle Beschäftigten haben Anspruch auf einen Ruhetag pro Woche. Wenn Beschäftigte im Schichtdienst eingesetzt werden, ist für jeden zusammenhängenden Arbeitszeitraum von mindestens 30 Stunden ein Ruhetag erforderlich, der von Monat zu Monat variieren kann.

Unter bestimmten Bedingungen kann von Beschäftigten verlangt werden, Überstunden zu leisten oder an einem Ruhetag zu arbeiten:

• Die Arbeit ist wichtig für die Gemeinschaft, die nationale Verteidigung oder die Sicherheit.
• Es hat einen Arbeitsunfall gegeben oder ein möglicher Unfall wird befürchtet.
• Es müssen dringende Arbeiten am Bürogebäude oder an der Anlage durchgeführt werden.
• Es gab eine unvorhersehbare Unterbrechung der Arbeit.

Entlohnung

Bei der Festlegung eines angemessenen Vergütungsangebots für Ihre neuen Arbeitskräfte sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

• Mit Wirkung zum 1. Juli 2023 wurde der Mindestlohn für Beschäftigte von 1.200 M$ auf 1.500 M$ pro Monat erhöht.
• Überstunden werden mit 150 % des normalen Satzes vergütet und sind auf 72 Stunden pro Monat begrenzt.
• Beschäftigte, die an einem Ruhetag arbeiten und stunden- oder tageweise bezahlt werden, werden wie folgt vergütet:
• Beschäftigte, die an einem Ruhetag arbeiten und pro Monat bezahlt werden, werden wie folgt vergütet:
• In Tarifverträgen kann die gesetzliche Gehaltsspanne geregelt werden.
• Beschäftigte, die an einem Feiertag arbeiten, haben Anspruch auf den Lohn von drei Tagen.

Als Ihr Employer of Record in Malaysia können wir Ihnen Ressourcen und Einblicke in die Mitarbeitervergütung bieten,damit Sie besser vorbereitet sind, um ein wettbewerbsfähiges Stellenangebot zu erstellen.

Sonderzahlungen

Arbeitgeber müssen ihren Beschäftigten einen Jahresbonus zahlen, wenn dies im Arbeitsvertrag vorgesehen ist. Ansonsten gibt es keine Gesetze, die die Zahlung von Boni regeln, und die Zahlung liegt ganz im Ermessen des Arbeitgebers.

Probezeit

Die Probezeit in Malaysia dauert im Allgemeinen zwischen drei und sechs Monaten.

Kündigungen und Abfindungen

In Arbeitsverträgen muss festgehalten werden, wie das Arbeitsverhältnis entweder vom Arbeitgeber oder von den Beschäftigten beendet werden kann.

Die Kündigungsfristen sind für Arbeitgeber und Beschäftigte gleich, unabhängig davon, ob dies im Arbeitsvertrag festgelegt ist oder nicht. Wenn sie nicht angegeben wird, wird die Kündigungsfrist wie folgt berechnet:

• vier Wochen für Beschäftigte mit weniger als zwei Dienstjahren
• sechs Wochen für zwei bis fünf Dienstjahre
• acht Wochen ab fünf Dienstjahren

Der Arbeitgeber kann Beschäftigten anstelle der Kündigung den vollen Lohn für die Kündigungsfrist zahlen.

Im Falle eines Fehlverhaltens kann der Arbeitgeber Beschäftigte fristlos entlassen, sie herabstufen, für bis zu zwei Wochen ohne Bezahlung suspendieren oder eine geringere Strafe verhängen. Der Arbeitgeber muss zunächst eine „ordnungsgemäße Untersuchung“ durchführen. Während der Untersuchung kann der Arbeitgeber Beschäftigte bis zu zwei Wochen bei mindestens der Hälfte des Lohns suspendieren. Wenn die Untersuchung kein Fehlverhalten ergibt, muss der Arbeitgeber den Beschäftigten den einbehaltenen Lohn auszahlen.

Die Verordnung über die Beschäftigung (Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Leistungen bei Entlassung) von 1980 sieht folgende Abfindungen vor:

• Beschäftigte mit mindestens einem, aber weniger als zwei Dienstjahren: 10 Tageslöhne pro Jahr
• zwei bis fünf Dienstjahre: 15 Tageslöhne pro Jahr
• ab fünf Dienstjahren: 20 Tageslöhne pro Jahr

Bei teilweisen Dienstjahren wird die Abfindung anteilig berechnet.

Eine Abfindung ist nicht erforderlich, wenn die Entlassung aufgrund von Fehlverhalten, Ruhestand oder Kündigung durch den Arbeitnehmer erfolgt.

Sozial- und Arbeitgeberleistungen in Malaysia

Wenn Sie mit einem Bewerber oder einer Bewerberin in Malaysia die arbeitsvertraglichen Bedingungen aushandeln, sehen Sie hier einige der gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen (wie bezahlte Urlaubstage), die Sie im Auge behalten sollten, und erfahren, wie ein Employer of Record Ihr Unternehmen in Sachen Sozial- und Arbeitgeberleistungen unterstützen kann.

Mutterschutz und Elternzeit

Seit dem 1. Januar 2023 haben Frauen Anspruch auf 98 aufeinanderfolgende Tage Mutterschaftsurlaub für jedes Kind.

Wenn ein Arzt bescheinigt, dass eine Mitarbeiterin aufgrund einer fortgeschrittenen Schwangerschaft nicht in der Lage ist, ihre Aufgaben zu erfüllen, kann ein Arbeitgeber verlangen, dass sie bis zu 14 Tage vor dem Geburtstermin in Mutterschaftsurlaub geht. Dies gilt auch für eine Totgeburt, wenn die Schwangerschaft mindestens 28 Wochen andauert.

Um Anspruch auf bezahlten Urlaub zu haben, müssen schwangere Mitarbeiterinnen die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Sie müssen innerhalb der letzten vier Monate vor dem Geburtstermin für den Arbeitgeber gearbeitet haben.
• Sie haben in den neun Monaten vor dem Geburtstermin mindestens 90 Tage für den Arbeitgeber gearbeitet.
• Sie haben vier oder weniger lebende Kinder beliebigen Alters.

Mitarbeiterinnen im Mutterschaftsurlaub können nicht gekündigt werden. Wenn Mitarbeiterinnen nach Ablauf des Urlaubs aus medizinischen Gründen nicht an ihren Arbeitsplatz zurückkehren können, dürfen sie erst nach 90 Tagen gekündigt werden, wenn sie immer noch arbeitsunfähig sind.

Urlaub

Beschäftigte haben wie folgt Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub:

• Wenn sie weniger als zwei Jahre bei ihrem derzeitigen Arbeitgeber beschäftigt sind: acht Tage Urlaub für jeweils 12 Monate ununterbrochener Betriebszugehörigkeit.
• Wenn sie zwischen zwei und fünf Jahren bei ihrem derzeitigen Arbeitgeber beschäftigt sind: 12 Tage Urlaub für jeweils 12 Monate ununterbrochener Betriebszugehörigkeit.
• Wenn sie mindestens fünf Jahre bei ihrem derzeitigen Arbeitgeber beschäftigt sind: 16 Tage Urlaub für jeweils 12 Monate ununterbrochener Betriebszugehörigkeit.
• Wenn sie weniger als 12 Monate bei ihrem derzeitigen Arbeitgeber beschäftigt sind: Die Tage werden anteilig nach der Anzahl der Beschäftigungsmonate berechnet.

Sofern Beschäftigte nicht wegen eines Fehlverhaltens entlassen werden, haben sie bei Kündigung Anspruch auf die volle Auszahlung des gesamten Urlaubsguthabens.

Der Urlaub kann innerhalb von 12 Monaten übertragen werden, nachdem er erworben wurde. Beschäftigte können freiwillig eine Auszahlung anstelle von Urlaub akzeptieren.

Feiertage

Das malaysische Gesetz sieht je nach Bundesstaat die folgenden bezahlten Feiertage vor.

• Chinesisches Neujahr
• Geburtstag des Propheten Muhammed
• Wesak-Tag
• Hari Raya Puasa-Tag (zwei Tage)
• Hari Raya Haji (zwei Tage in den Bundesstaaten Kedah, Kelantan, Perlis und Terengganu, ein Tag in allen anderen Bundesstaaten)
• Deepavali
• Tag der Arbeit
• Geburtstag von Yang di-pertuan Agong
• Nationalfeiertag
• Malaysia-Tag
• 1. Weihnachtsfeiertag

Die Bundesstaaten können auch zusätzliche bezahlte Feiertage festlegen.

Wenn ein Feiertag auf einen Ruhetag fällt, gilt der nächste Arbeitstag als bezahlter Feiertag. Wenn Beschäftigte an einem Feiertag krankgeschrieben oder im Jahresurlaub sind, muss der Arbeitgeber einen anderen Tag als bezahlten Urlaub gewähren.

Freistellung im Krankheitsfall

Beschäftigte haben Anspruch auf die folgende Zeiträume an jährlichem bezahltem Krankenurlaub:

• Mitarbeitende, die weniger als zwei Jahre beschäftigt sind: 14 Tage
• Mitarbeitende, die zwischen zwei und fünf Jahren beschäftigt sind: 18 Tage
• Mitarbeitende, die mindestens fünf Jahre beschäftigt sind: 22 Tage

Wenn ein Krankenhausaufenthalt erforderlich ist, haben Beschäftigte Anspruch auf 60 Tage bezahlten Krankenurlaub pro Kalenderjahr.

Ein Arzt/eine Ärztin muss eine Krankheit bescheinigen.

Krankenversicherung

Sozialversicherungsleistungen, wie z. B. Rente, Invalidität, Hinterbliebenenleistungen und medizinische Leistungen, werden vom Pensionsfonds für Arbeitnehmer und der Organisation für soziale Sicherheit erbracht. Die Mitgliedschaft ist verpflichtend für Arbeitgeber und die meisten Beschäftigten in ganz Malaysia, einschließlich Teilzeitbeschäftigte, Zeitarbeiter und Beschäftigte in der Probezeit.

Sonstige Sozial- und Arbeitgeberleistungen

Zusätzlich zu den Gesundheitsleistungen haben Beschäftigte in Malaysia Anspruch auf eine Rente, die aus Steuermitteln der Regierung finanziert wird, sowie auf eine Arbeiterunfallversicherung, die durch eine Pflichtversicherung des Arbeitgebers abgedeckt ist.

Die Sozialabgaben des Arbeitgebers decken einen großen Teil der Leistungen für Beschäftigte in Malaysia ab, aber wir können Sie bei Bedarf über zusätzliche Absicherungsmöglichkeiten wie zusätzliche Rentenbeiträge oder Lebensversicherungen beraten.

Aktualisiert: 9. Februar 2024

Onboarding von Beschäftigten mit einem Employer of Record in Malaysia

Wir schreiben und validieren alle lokalen Arbeitsverträge und rationalisieren so den Onboarding-Prozess für Sie und Ihre Beschäftigten in Malaysia. Sie müssen lediglich alle relevanten Informationen bereitstellen und den Arbeitsvertrag prüfen und genehmigen. Als Ihr Employer of Record in Malaysia werden wir:

• Ein Begrüßungstelefonat vereinbaren, in dem Informationen zum Personalwesen und zu Beschäftigungsverhältnissen in Malaysia besprochen und alle Fragen beantwortet werden 
• Einen maßgeschneiderten Arbeitsvertrag auf Englisch und auf Malaiisch (oder in einer anderen Landessprache) vorbereiten
• Der neuen Arbeitskraft den Arbeitsvertrag und die Informationen zu den Sozialleistungen zur Unterschrift und Überprüfung überreichen
• Steuer- und Bankdaten der Arbeitskraft einholen, um Gehaltszahlungen durchführen zu können 
• Der Arbeitskraft eine lokale Kontaktperson zur Verfügung stellen, die Fragen zu dem Beschäftigungsverhältnis, lokalen HR-Angelegenheiten oder der Gehaltsabrechnung beantworten kann

Der gesamte Onboarding-Prozess dauert oftmals nicht mehr als zwei Wochen.

Machen Sie Safeguard Global zu Ihrem Partner für Employer-of-Record- und PEO-Dienstleistungen in Malaysia

Mit mehr als einem Jahrzehnt Erfahrung sind wir der dienstälteste Employer of Record und PEO-Dienstleister auf dem internationalen Markt. Unternehmen auf der ganzen Welt verlassen sich auf GEO, unsere Employer-of-Record-Lösung, um in mehr als 170 Ländern auf der ganzen Welt zu expandieren und neue Mitarbeitende einzustellen, und zwar schnell und gesetzeskonform. 

Wir haben schon so gut wie alle denkbaren Szenarien der globalen Beschäftigung erlebt und wissen dank unserer umfassenden Kenntnisse der lokalen Gesetze und Kultur, worauf es ankommt, damit es mit dem Arbeitsverhältnis in Malaysia klappt. Wir bieten schriftliche Verträge in der Landessprache, Gehälter in der Landeswährung und HR-Unterstützung in der lokalen Zeitzone Ihrer Beschäftigten.

Außerdem unterstützen wir als globaler Payroll-Dienstleisterdie Lohn- und Gehaltsabrechnungsverwaltung – einschließlich Zahlungen, Einreichungen und anderer Berechnungen – auf der ganzen Welt und können die Lohn- und Gehaltsabrechnungsanforderungen von Unternehmen jeder Größe erfüllen. 

Ganz gleich, ob Sie Neueinstellungen im Rahmen einer strategischen Expansion vornehmen möchten oder Bedarf an speziellen Arbeitskräften haben, unser Beratungspersonal für globale Lösungen wird Ihnen verschiedene Optionen für Ihre internationale Personalbeschaffung vorstellen, damit Sie die richtige Wahl für Ihr Unternehmen treffen können. Kontaktieren Sie uns noch heute.

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